pelayanan administrasi rumah sakit

PROSEDUR PELAYANAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

           

A.    Prosedur Administrasi Pelayanan Rawat Jalan

1.    Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi;

2.    Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau pasien lama;

3.    Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sbb:

a. Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien baru dengan mewawancarai pasien tersebut;

b.      Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat) dan IUP (Index Utama Pasien);

c.       Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien;

d.      Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien kepoli / unit pelayanan yang dituju;

e.       Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

f.    Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;

g.   Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?

h.   Jika Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;

i.    Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian

 farmasi;

       j.    Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di

 kasir.

4.      Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sebagai berikut:

a.       Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;

b.      Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju

         dengan mewawancarai pasien tersebut;

c.       Petugas membuat tracer berdasarkan KIB pasien;

d.      Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filing sesuai dengan tracer           

         tersebut;

5.        Apakah berkas rekam medis pasien sudah terkumpul?

          a.      Jika berkas belum terkumpul, maka petugas menunggu sampai berkas terkumpul

         banyak di bagian admisi;

b.      Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua berkas rekam

         medis pasien ke poliklinik yang dituju;

c.       Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

d.      Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;

e.       Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?

f.       Jika Ya, maka petugas membawa formulir ke unit yang dituju;

g.      Jika tidak maka pasien dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;

h.      Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir;

i.        Petugas mempersilahkan pasien pulang;

6.      Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas admisi dan terkait, maka, petugas yang

         bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun direktur.

B. PROSEDUR ADMINISTRASI RAWAT INAP

STANDAR PELAYANAN
INSTALASI RAWAT INAP

1    PERSYARATAN    :    Pasien Umum     :     Kartu Identitas, Kartu Berobat (bila ada).

                                    Pasien BPJS     :    
                                                          1.    Untuk Pasien BPJS/ASKES/JAMSOSTEK :
                                                                 Kartu berobat, Kartu BPJS, Kartu Identitas, Surat Rujukan
                                                                 /Surat Perintah Mondok & Surat Egibilitas Pasien/SEP
                                                                 (yang diterbitkan oleh RS).
                                                          2.    Untuk Pasien JAMKESMAS :
                                                                 Kartu berobat, Kartu BPJS, Kartu Identitas, Surat Rujukan
                                                                 /Surat Perintah Mondok,
                                                                  Asli Surat Keterangan dari Kelurahan & Surat Egibilitas Pasien/SEP
                                                                 (yang diterbitkan oleh RS).

                                   Pasien Jamkesda    :      
                                                                -  Kartu berobat (bila ada)
                                                                -  Kartu Jamkesda, Surat dari Dinkes, Rujukan Puskesmas,
                                                                   Identitas, Kartu Keluarga (fotocopy masing-masing rangkap 9)
    
2    PROSEDUR    :    1.    Pasien yang berasal dari IGD atau rawat jalan yang ingin
                                     rawat inap/mondok segera mendaftar di TPPRI sekaligus untuk
                                     pemesanan tempat rawat inap.
                              2.    Keluarga pasien/pengantar pasien mengurus administrasi pasien sesuai
                                     jenis pembayaran pasien:
                                     a.    Pasien BPJS :
                                            -    Mengurus SEP (Surat Egibilitas Pasien) dan persyaratan lainnya di loket BPJS.
                                     b.    Pasien Jamkesda :
                                            -    Mengurus persyaratan administrasi di ruang IPJK.
                                    c.    Pasien umum bisa langsung rawat inap.
                              3.   Setelah pasien dinyatakan boleh pulang oleh dokter,
                                    keluarga pasien segera mengurus kepulangan
                                    pasien dibangsal/rawat inap, selain itu juga dengan ketentuan:
                                    a.    Pasien BPJS:
                                           -    Pasien BPJS yang rawat inap sesuai kelasnya maka
                                                bisa langsung pulang/rujuk ke RS yang Lebih Tinggi.
                                           -    Pasien BPJS yang rawat inap naik kelas maka harus mengurus
                                                ke bagian rekam medis untuk
                                                menghitung pembayaran yang tidak diklaim BPJS, setelah itu pembayarannya
                                               dibayarkan di
                                                kasir dan pasien dibolehkan untuk pulang/ rujuk ke RS yang Lebih Tinggi.
                                     b.    Pasien Umum : Keluarga pasien harus menyelesaikan pembayarannya dikasir
                                            dan diperbolehkan pulang/ rujuk ke  RS yang Lebih Tinggi.
                                     c.    Pasien Jamkesda bisa langsung pulang/ rujuk ke  RS yang Lebih Tinggi.

C. Unit Gawat Darurat

o    Setiap Pasien, masuk melalui Unit Gawat Darurat untuk mendapatkan Pelayanan Medis sebelum ke Ruang Perawatan

o    Petugas UGD melaksanakan Pelayanan Medis sesuai Instruksi Medis Dokter atau Prosedur Tetap Rawat Inap Puskesmas Palaran

o    Petugas UGD membuat Registrasi dan mencacat di Lembar Status Penderita

o    Petugas UGD mengantar Penderita ke Ruang Perawatan sesuai Kriteria

o    Petugas UGD melakukan serah terima dengan Petugas Perawatan

o    Penderita diperkenankan pulang setelah membayar biaya perawatan

o    Setiap Penderita diberikan Kwitansi dan Catatan Medis pasca perawatan

o    Apabila Penderita perlu dirujuk, maka Pasien dirujuk setelah mendapatkan tindakan stabilisasi

o    Apabila Penderita meninggal dunia, maka keluarganya diperkenankan membawa jenazah setelah 2 jam dan membayar biaya perawatan

pelayanan Rekam Medis

Pelayanan Rekam Medis

Definisi Rekam Medis

Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik , laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.

Kalau diartikan secara sederhana, rekam medis seakan-akan hanya merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun kalau dikaji lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih luas dari pada catatan biasa, sesudah tercermin segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seseorang pasien yang datang ke rumah sakit. (Protap RM, 1999: 56)

Menurut PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

 Kegunaan rekam medis

1.      Aspek Administrasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi , karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga mdis dan perawat dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan

2.      Aspek Medis

Catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada pasienContoh :

·         Identitas pasien _ name, age, sex, address, marriage status, etc.

·         Anamnesis _ “fever” _ how long, every time, continuously, periodic???

·         Physical diagnosis _ head, neck, chest, etc.

·         Laboratory examination, another supporting examination. Etc

3.      Aspek Hukum

Menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan , dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan

4.      Aspek Keuangan

Isi Rekam Medis dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran pelayanan . Tanpa adanya bukti catatan tindakan /pelayanan , maka pembayaran tidak dapat dipertanggungjawabkan

5.      Aspek Penelitian

Berkas Rekam medis mempunyai nilai penelitian , karena isinya menyangkut data/informasi yang dapat digunakan sebagai aspek penelitian .

6.      Aspek Pendidikan

Berkas Rekam Medis mempunyai nilai pendidikan , karena isinya menyangkut data/informasi tentang kronologis dari pelayanan medik yang diberikan pada pasien

7.      Aspek Dokumentasi

Isi Rekam medis menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan sarana kesehatan

Berdasarkan aspek-aspek tersebut , maka rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat luas yaitu :

1.      Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga kesehatan lainnya yang ikut ambil bagian dalam   memberikan pelayanan kesehatan

2.      Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien

3.      Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di Rumah sakit

4.      Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi terhadap program pelayanan serta kualitas pelayanan

Contoh : Bagi seorang manajer :

·         Berapa banyak pasien yang dating ke sarana kesehatan kita ? baru dan lama ?

·         Distribusi penyakit pasien yang dating ke sarana kesehatan kita

·         Cakupan program yang nantinya di bandingkan dengan target program

5.      Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, sarana kesehatan maupun tenaga kesehatan yang terlibat

6.      Menyediakan data dan informasi yang diperlukan untuk keperluan pengembangan program , pendidikan dan penelitian

7.      Sebagai dasar di dalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan kesehatan

8.      Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta bahan pertanggungjawaban dan laporan

Dalam Peraturan Menteri Kesehatan No. 749 a tahun 1989 menyebutkan bahwa Rekam Medis memiliki 5 manfaat, yaitu :

1.      Sebagai dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pesien

2.      Sebagai bahan pembuktian dalam perkara hukum

3.      Bahan untuk kepentingan penelitian

4.      Sebagai dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan dan

5.      Sebagai bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan

Isi Rekam Medis

Menurut PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 data-data yang harus dimasukkan dalam Medical Record dibedakan untuk pasien yang diperiksa di unit rawat jalan dan rawat inap dan gawat darurat. Setiap pelayanan baik di rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat dapat membuat rekam medis dengan data-data sebagai berikut:

1. Pasien Rawat Jalan
          Data pasien rawat jalan yang dimasukkan dalam medical record sekurang-kurangnya antara lain:

a. Identitas Pasien
b. Tanggal dan waktu.
c. Anamnesis (sekurang-kurangnya keluhan, riwayat penyakit).
d. Hasil Pemeriksaan fisik dan penunjang medis.
e. Diagnosis
f. Rencana penatalaksanaan
g. Pengobatan dan atau tindakan
h. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
i. Untuk kasus gigi dan dilengkapi dengan odontogram klinik dan
j. Persetujuan tindakan bila perlu.

2. Pasien Rawat Inap
           Data pasien rawat inap yang dimasukkan dalam medical record sekurang-kurangnya antara lain:

a. Identitas Pasien
b. Tanggal dan waktu.
c. Anamnesis (sekurang-kurangnya keluhan, riwayat penyakit.
d. Hasil Pemeriksaan Fisik dan penunjang medis.
e. Diagnosis
f. Rencana penatalaksanaan
g. Pengobatan dan atau tindakan
h. Persetujuan tindakan bila perlu
i. Catatan obsservasi klinis dan hasil pengobatan
j. Ringkasan pulang (discharge summary)
k. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan ksehatan.
l. Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan tertentu.
m. Untuk kasus gigi dan dilengkapi dengan odontogram klinik

3. Ruang Gawat Darurat
           Data pasien rawat inap yang harus dimasukkan dalam medical record sekurang-kurangnya antara lain:

a. Identitas Pasien
b. Kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan
c. Identitas pengantar pasien
d. Tanggal dan waktu.
e. Hasil Anamnesis (sekurang-kurangnya keluhan, riwayat penyakit.
f. Hasil Pemeriksaan Fisik dan penunjang medis.
g. Diagnosis
h. Pengobatan dan/atau tindakan
i. Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit gawat darurat dan rencana tindak lanjut.
j. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan.
k. Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain dan
l. Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan tertentu.

Contoh Data-data Identitas Pasien antara lain:

– Nama :
– Jenis Kelamin :
– Tempat Tanggal lahir :
– Umur :
– Alamat :
– Pekerjaan :
– Pendidikan :
– Golongan Darah :
– Status pernikahan :
– Nama orang tua :
– Pekerjaan Orang tua :
– Nama suami/istri :

Data-data rekam medis diatas dapat ditambahkan dan dilengkapi sesuai kebutuhan yang ada dalam palayanan kesehatan.

Informed Consent

 informed consent (Hanafiah,1999) : Persetujuan yang diberikan pasien kepada dokter setelah pasien menerima penjelasan.

Informed consent menurut Cardozo : Every human being of adult years and sound mind has aright to determine what shall be done with his own body, and a surgeon who performs an operation without his patient`s consent commits an assault, for which he is liable in damages (setiap manusia dewasa yang berpikiran sehat berhak untuk menentukan apa yang hendak dilakukan terhadap tubuhnya sendiri, dan seorang ahli bedah yang melakukan suatu operasi tanpa izin pasiennya, dapat dianggap telah melanggar hukum, dimana ia bertanggung jawab atas segala kerusakan yang timbul).

Fungsinya adalah antara mana :

1.      Promosi dan hak otonomi perorangan

2.      Proteksi dari pasien dan subjek

3.      Mencegah terjadinya penipuan dan paksaan

4.      Menimbulkan rangsangan kepada profesi medis untuk mengadakan instropeksi terhadap diri sendiri (self secrunity)

5.      Promosi dari keputusan-keputusan rasional

6.      Keterlibatan masyarakat (dalam memajukan prinsip otonomi sebagai suatu nilai sosial dan mengadakan pengawasan dalam penyelidikan bio-medik (Alexander Capron))

Informed Consent dinyatakan valid jika pasien sudah menyetujui dan menanda tangani lembar Informed Consent dan Dokter telah melaksanakan kewajibannya. Kewajiban apa yg dibebankan kepada dokter?

1. Kewajiban untuk memberikan informasi kepada pasien.
2. Kewajiban untuk memperoleh persetujuan sebelum ia melakukan tindakannya.

Dan pasien sudah mendapatkan haknya. Hak apa yang terdapat pada pasien dalam doktrin Informed Consent?

1. Hak untuk memperoleh informasi mengenai penyakitnya dan tindakan apa yang hendak dilakukan oelh dokter terhadap dirinya.
2. Hak untuk memperoleh jawaban atas pertanyaan yang diajukannya.
3. Hak untuk memilih alternatif lain, jika ada
4. Hak untuk menolak usul tindakan yang hendak dilakukan.

Kalau ada persetujuan, pasti ada penolakan. Iya, dalam dunia medis Penolakan Tindakan Medis biasa disebut Informed Refusal. Apakah pasien berhak untuk menolak dilakukannya suatu prosedur tindakan medis? Ya, Pasien berhak untuk menolak. Dasar hukumnya adalah Hak asasi dari seseorang untuk menentukan apa yang hendak dilakukan terhadap dirinya sendiri.

Isi Rekam Medis

Menurut PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 data-data yang harus dimasukkan dalam Medical Record dibedakan untuk pasien yang diperiksa di unit rawat jalan dan rawat inap dan gawat darurat. Setiap pelayanan baik di rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat dapat membuat rekam medis dengan data-data sebagai berikut:

1. Pasien Rawat Jalan
          Data pasien rawat jalan yang dimasukkan dalam medical record sekurang-kurangnya antara lain:

a. Identitas Pasien
b. Tanggal dan waktu.
c. Anamnesis (sekurang-kurangnya keluhan, riwayat penyakit).
d. Hasil Pemeriksaan fisik dan penunjang medis.
e. Diagnosis
f. Rencana penatalaksanaan
g. Pengobatan dan atau tindakan
h. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
i. Untuk kasus gigi dan dilengkapi dengan odontogram klinik dan
j. Persetujuan tindakan bila perlu.

2. Pasien Rawat Inap
           Data pasien rawat inap yang dimasukkan dalam medical record sekurang-kurangnya antara lain:

a. Identitas Pasien
b. Tanggal dan waktu.
c. Anamnesis (sekurang-kurangnya keluhan, riwayat penyakit.
d. Hasil Pemeriksaan Fisik dan penunjang medis.
e. Diagnosis
f. Rencana penatalaksanaan
g. Pengobatan dan atau tindakan
h. Persetujuan tindakan bila perlu
i. Catatan obsservasi klinis dan hasil pengobatan
j. Ringkasan pulang (discharge summary)
k. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan ksehatan.
l. Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan tertentu.
m. Untuk kasus gigi dan dilengkapi dengan odontogram klinik

3. Ruang Gawat Darurat
          Data pasien rawat inap yang harus dimasukkan dalam medical record sekurang-kurangnya antara lain:

a. Identitas Pasien
b. Kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan
c. Identitas pengantar pasien
d. Tanggal dan waktu.
e. Hasil Anamnesis (sekurang-kurangnya keluhan, riwayat penyakit.
f. Hasil Pemeriksaan Fisik dan penunjang medis.
g. Diagnosis
h. Pengobatan dan/atau tindakan
i. Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit gawat darurat dan rencana tindak lanjut.
j. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan.
k. Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain dan
l. Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan tertentu.

Contoh Data-data Identitas Pasien antara lain:

– Nama :
– Jenis Kelamin :
– Tempat Tanggal lahir :
– Umur :
– Alamat :
– Pekerjaan :
– Pendidikan :
– Golongan Darah :
– Status pernikahan :
– Nama orang tua :
– Pekerjaan Orang tua :
– Nama suami/istri :

Data-data rekam medis diatas dapat ditambahkan dan dilengkapi sesuai kebutuhan yang ada dalam palayanan kesehatan.